【PowerPoint編】覚えるべき機能10選

この記事では、以上のようなことを思っている人が覚えるべきPowerPointの機能を10個紹介しています。

この記事を読めば、スライドの効率良い作成方法を学べます。
この機能を使いこなして、周囲に差をつけましょう！

1.スライドマスターを使い時間短縮

スライドマスターは

「いちいちレイアウトを作るのが面倒」
「同じようなレイアウトを使って統一感を出したい」

という方に便利な機能です。

この機能は、スライドのレイアウトを設定できるものです。
例えばスライドマスターで以下のようなレイアウトを設定したとします。

すると、スライドにこのレイアウトを適用できるようになります。

スライドマスターの使い方

①＜表示＞タブ→＜マスター表示＞グループの＜スライドマスター＞をクリック

②「スライドマスタ－」と「レイアウトマスター」が表示される

③「レイアウトマスター」を編集する。

• 表紙、目次、本編など全てに共通するレイアウトはあまりないので、基本的にいじるのは「レイアウトマスター」だけになる。
• スライドマスターを最初に開くとデフォルトのレイアウトが設定されている。
• オリジナルのレイアウトを設定したい場合は、「スライドマスター」と「レイアウトマスター」を白紙の状態から始める。

2.「Ctrl＋Shift」で簡単にオブジェクトをコピー

PowerPointでは、「Ctrl＋Shift」を押すと簡単に図形をコピーすることができます。

もちろん「Ctrl＋CとCtrl＋V」でも図形をコピーすることができます。
しかし、「Ctrl＋Shift」では手間の少なさに加え、高さを揃えることができます。

PowerPointでは、図形の位置を揃えることが重要なため、図形のコピーするならこの機能を使うことをおすすめします。

使い方

①「Ctrl＋Shift」を押すと下記のようなマークがマークポイントの近くにでる

②その状態で図形をクリックした状態で、ドラッグする

③同じ図形がコピーされ、マウスに従って動かせるようになる。

3.図形をグループ化し、簡単に位置や大きさを変える

PowerPointでは複数のオブジェクトを組み合わせて図式化することがよくあります。

これらは複数の図形の組み合わせなため、

「位置をずらしたい」
「大きさを変えたい」

という際、それぞれの図形ごとに調整をしなければならず、面倒なことになります。

そんな時、「グループ化」という機能を使うととても便利です。
複数の図形をグループ化するとそれは１つの図形として扱われます。
そのため、位置や大きさ調整を１回で終わらすことができます。

使い方

①グループ化したい複数のオブジェクトを選択

②＜図形の書式＞タブ→＜配置＞グループ→＜グループ化＞をクリック

③複数の図形が1つのオブジェクトとして選択される。

4.「スポイト機能」を使い、思い通りの色にする

スライドを作るさい、外部の色（例：企業のイメージカラー、キャラクターの色）と一緒のものが使いたいことがあります。
その際、スポイト機能を使うと図形をその色にすることができます。

使い方

今回のこの男性の服の色を図形の色にする。

①イラストをPowerPointにコピペする。

②服の色にしたい図形を選択する。

③＜図形の書式＞タブ→＜図形のスタイル＞グループ→＜図形の塗りつぶし＞をクリック。
　その中にある、＜スポイト＞をクリック。
　※＜図形の塗りつぶし＞は図形を右クリックしても出てくる。

④すると、マウスポインターが以下のようになるため、服の場所にマウスを持っていき、□のエリアが服の色になったらクリック

⑤図形が服の色に塗りつぶされる

5.データ以外にも使える「表」機能

表といえば、このようにデータを表すものだと思われがちです。

しかし、表はデータだけでなく、文字をそろえるのにも便利なツールです。

下のは表だとわかりやすく色をつけたバージョンです。

文字だけの場合、スペースで揃えがちですが、それだと面倒くさいことに加え、半角や全角のずれによりなかなか文字がそろいません。

しかし、表を使えばこのように簡単に文字をそろえることができます。

6.「図形の結合」を用いて、様々なオブジェクトを作成

PowerPointでは四角や三角など基本的な図形が用意されています。

しかし、PowerPointでは用意されていないオリジナルのオブジェクトを使いたい時があります。

そんなときにおすすめなのが「図形の結合」です
これを使うと簡単にオリジナルのオブジェクトが作れます。

使い方

①結合させた複数の図形を選択する。

②＜図形の書式＞タブ→＜図形の挿入＞グループ→＜図形の結合＞をクリック。
　そこから、目的に応じて「接合」などをクリック。

7.写真を様々な形にする

写真はただ貼り付けただけの状態で使う人が多いかもしれませんが、PowerPointでは写真を好きな形に切り抜くことができます。

方法1：図形の形にトリミングする

①切り抜きたい写真をPowerPointにコピペし、選択する。

②＜図の形式＞タブ→＜サイズ＞グループ→＜トリミング＞をクリック。
　そして、＜図形に合わせてトリミング＞をクリック。

③出てきた一覧から切り抜きたい図形の形をクリック。

④写真が図形の形に切り抜かれる。

方法2：自分で作成した図形で切り抜く。

①切り抜きたい写真をコピペする。

②切り抜く形のオブジェクトを作成する。

③写真の切り抜きたい位置に、オブジェクトを配置する。

④Shiftキーを押しながら「写真（切り抜かれる側）」「オブジェクト（切り抜く側）」の順で選択する。

⑤＜図形の書式＞タブ→＜図形の挿入＞グループ→＜図形の結合＞をクリック。
　そして、＜重なり抽出＞をクリック。

⑥写真がオブジェクトの形に切り抜かれる。

8.「配置機能」でオブジェクトを揃える

綺麗なスライドを作るには、オブジェクトがど真ん中に置かれていたり、等間隔でならんでいたりする必要があります。

しかし、それをいちいち手動で行うのは骨がおれます。

そんなとき、「配置機能」を使えば、一瞬でオブジェクトをそろえることができます。

使い方

①整列させた図形を選択

②＜図形の書式＞タブ→＜配置＞グループ→＜配置＞をクリック。
　目的に応じて、「左揃え」などを選択。

③図形が揃えられる。

9．正三角形や正円などを作るにはShiftキーを押す

PowerPointでは扱う図形は楕円形など歪んでいる図形ではなく、正三角形や正円など綺麗な図形を使うことがおすすめされています。

なぜなら、そのほうがスライド全体に洗練さが生じるからです。

PowerPointでは「正円」や「生三角形」というオブジェクトは用意されておらず、「楕円」や「三角形」の図形から作る必要があります。

方法

楕円形や三角形などの大きさを変えるさい、「Shiftキー」を押しながらサイズを調整する。

10.「クイックアクセツツールバー」を設定し、手間を減らす

PowerPointを使っていくと、使う頻度が高い機能が出てきます。

しかし、例えば横書きのテキスト挿入機能を使うには

①＜挿入＞タグ
②＜テキスト＞グループの＜テキストボックス＞
③＜横書きテキストボックスの描画＞

をクリックしなければなりません。

数回なら気にしませんが、これが何回も繰り返されるとだんだん面倒くさくなります。

クイックアクセツツールバーでは、よく使う機能を設定することで、この手間を省くことができます。

方法

①＜ファイル＞タブ→下の方にある＜その他＞をクリック。

②クリックしたら出てくる一覧の中から、＜オプション＞をクリック。

③＜PowerPointのオプション＞ダイアログボックスが出てくるため、左側の一覧の中から＜クイックアクセツツールバー＞をクリック

④すると、下のような画面がでてくる

⑤＜コマンドの選択＞でよく使う機能を選択肢し、＜追加＞をクリックすると右側の＜クイックアクセツツールバーのユーザー設定＞に機能が設定される。

⑥また、1番右側の上下の矢印を使い機能の順番を入れ替えることができる。
　上にある機能ほど押しやすくなるため、よく使う機能は上側にする。

⑦下にある＜OK>を押すとクイックアクセツツールバーが設定される。

まとめ

この記事では初心者が最初に覚えるべきPowerPointの機能について説明しました。

この機能を使えば、効率良くスライドが作成できるようになるため、課題や仕事が周りより早くできるようになります。

この記事が少しでもお役に立てたら幸いです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！