【Excel編】覚えるべき機能10選

この記事では以上のようなことを思っている人に役立つ初心者がまず覚えるべきExcelの機能について説明しています。

この記事を読めば、Excelの基本的な操作や効率の良いやり方を学べます。
この機能を使いこなして、周囲より一歩先に行きましょう！！

関数

Excelには、データの合計や平均、最大値、最小値などの数値をすぐに出せる「関数」という機能が搭載されています。
関数に値やセル番地（シートの中でのセルの位置）を入力するとすぐに目的の数値が出力されます。

関数は基本的に
「＝関数名（引数1，引数2,・・・）」
という形で表現されます。

Excelに搭載されている関数の数はとても多く、またそれぞれ使い方が異なるので全部覚えるのは大変です。
そのため、ここではもっとも使用頻度が高く、代表的な関数だけを紹介します。

①SUM関数

SUM関数は、指定した範囲の「データの合計」を算出してくれる関数です。
例えば、以下のようなデータがあったとします。

ここでSUM関数を用いると一瞬で合計を算出することができます。

使い方

以下のデータを使って合計を求めます。

①合計を表示したいセルを選択

②＜ホーム＞タブ→＜編集＞グループの＜合計＞をクリック

③セルに「＝SUM（合計を求めたいセル範囲）」が表示されているか確認

③Enterをクリックしたら、合計が算出されます。

②AVERAGE関数

AVERAGE関数は、指定した範囲の「データの平均」を算出してくれる関数です。
例えば、以下のようなデータがあったとします。

ここでAVERAGE関数を用いると一瞬で平均を算出することができます。

使い方

ここでは、以下のデータを使って平均を求めます。

①平均を表示したいセルを選択

②＜ホーム＞タブ→＜編集＞グループの＜合計＞の詳細をクリックし、＜平均＞をクリック

③セルに「＝AVERAGE（平均を求めたいセル範囲）」が表示されているか確認

③Enterをクリックしたら、平均が算出されます。

③COUNTA関数

COUNTA関数は、指定した範囲の「データの個数」を算出してくれる関数です。

使い方

ここでは、以下のデータを使って個数を求めます。

①データの総数を表示したいセルを選択

②選択したセルに「＝COUNTA(データの総数を調べたいセル範囲）」を入力
　※（）内は手入力のほかに、マウスのドラッグによるセル範囲の選択でも可能

③Enterをクリックしたら、個数が算出されます。

④IF関数

IF関数は、指定した条件を満たしている場合と満たしていない場合の結果を表示する関数です。

IF関数の入力の仕方

IF関数は、結果を出力したいセルに以下の数式を入力します。

1. 論理式
   判断の基準となる数式
2. 真の場合
   ・論理式の結果が真（論理式を満たしている）の場合に表示させる値や文字を指定する。
   ・表示させるのが文字データ（例：合格、A）なら「”文字データ”」と表記する。
   ・何も表示しない場合は “” と入力する
3. 偽の場合
   ・論理式の結果が偽（論理式を満たしていない）の場合に表示させる値や文字を指定する。
   ・表示させるのが文字データ（例：不合格、B）なら「”文字データ”」と表記する。
   ・何も表示しない場合は “” と入力する
   

論理式に使える演算子

論理式は以下の記号を使って数式を指定します。

使い方

IF関数を使って、合否の列に3科目の平均が60点以上なら「合格」、それ以外なら「不合格」と表示する。

①合否を表示させたいセルを選択

②選択したセルに「＝IF（AVERAGE E4:G4）>= 60, “合格”,”不合格”）」を入力
　※（）内は手入力のほかに、マウスのドラッグによるセル範囲の選択でも可能

③Enterをクリックしたら、論理式に基づき結果が算出される。

④オートフィル（下記に説明あり）により、他のセルに数式をコピーする

⑤ダブルクリックでオートフィル

オートフィルとは

オートフィルとは、連続したデータのコピーや数式のコピーなどができる機能です。

オートフィルの基本的な使い方

1. オートフィルの基本的な使い方はセルの右下にある■をクリックした状態でドラッグする。
2. 数字と文字列を組み合わせたもの（例:１月）の場合、連続データとして入力される
   数字だけの場合は、ただのコピーが入力される。

数字だけのデータを連続データにしたり、書式はコピーしないようにしたりしたい場合は、オートフィル後にでてくる下記のマークをクリックして、コピーのやり方を変更します。

また、数式をオートフィルすると、セル番地が自動調整されます（相対参照）。

ダブルクリックでオートフィルを行う

オートフィルは以下の状態の時、ドラッグを行わず、■をダブルクリックするだけでできます。

⑥＄で数式のセル番地を固定

さきほど少し言いましたが、数式をオートフィルした場合、セルの位置にしたがって中のセル番地がずれてしまいます。

これを防ぐ方法がセル番地に「＄」をつけるというものです。
＄をつけると、そのセル番地の列や行が固定されます。

「F4キー」を押せば、簡単に＄を付けることができる

やってみるとわかりますが、手入力でセル番地にいちいち＄をつけるのは、とても面倒くさいです。

しかし、F4キーを押すと、手入力せずに＄が入力されます。
F4キーを1回押すと絶対参照（列と行の固定）になり、2回押すと行の固定だけになり、3回押すと列の固定だけになり、4回押すと相対参照（どこも固定されていない）になります。

⑦並べ替え

多くのデータが乱雑にExcelに表記されているとぱっと見でどのようなデータかわかりません。
その時に、データの並びかえを行うとデータが見やすくなります。

昇順の方法

①並べ替えたいセル範囲を選択する

②＜データ＞タブの＜並べ替えとフィルター＞グループの＜昇順＞をクリック

③データが昇順になる

降順

①並べ替えたいセル範囲を選択する

②＜データ＞タブの＜並べ替えとフィルター＞グループの＜降順＞をクリック

③データが降順になる

複数の条件による並べ替え

データを並び替える際、「入荷先ごとに、商品を昇順に並べたい」といったように、1つの項目を並べ替えたうえで別の項目を並べ替えたいということがあります。

Excelでは、そのような並べ替えもすることができます。

方法

①並べ替えるセル範囲を選択

②＜データ＞タブの＜並べ替えとフィルター＞グループの＜並べ替え＞をクリック

③＜並べ替え＞ダイアログボックスが出てくるので、並べ替える条件を設定する。

③Enterをクリックすると、データが条件にしたがって並び変わる。

⑧ダブルクリックでセルの幅を調整

Excelで桁数の多い数値や文章を入力すると、セルをはみだしてしまいます。
そのさい、セルの幅を調整する必要があります。
しかし、手動でセルの幅を調整するのは面倒くさいです。

そんな時のために、Excelに「ダブルクリックすると幅が自動調整される」という機能があります。

方法

①幅の調整をしたいセルの端にマウスを近づける

②するとマウスポインターが以下のようになる。

③マウスポインターがこの状態の時にダブルクリックすると幅が自動調整される。

⑨複数の表があるときのセルの削除

Excelで表を作成するさい、新しい項目の追加や削除が必要な場面がでてきます。
その際、表が1つだけなら行や列の削除で可能です。

しかし、シート内に複数の表がある場合にそれをすると、他の表まで列が追加されてしまいます。

そのため、Excelには周囲に影響を与えずにセルの挿入と削除が行える機能があります。

挿入の方法

緑色の表に影響を与えず、下の青色の表の項目を増やします。

①表1列分のセル範囲を選択
　※表の行を増やしたい場合は、表の1行分を選択

②セル範囲を右クリックし、＜挿入＞をクリック

③＜右方向にシフト＞をクリック
　※もし、表の行を増やしたい場合は、＜下方向にシフト＞を選択

④上の表に影響を与えず、青い表の列が増える。

削除の方法

緑色の表に影響を与えず、青色の表の「入荷日」を削除

①消したい表の列を選択
　※消したいのが行の場合は、行を選択

②セル範囲を右クリックし、＜削除＞をクリック

③＜左方向にシフト＞をクリック
　※もし、表の行を消したい場合は、＜上方向にシフト＞を選択

④上の表に影響を与えず、青い表の「入荷日」列が消える

⑩セルの中で行を増やす

Excelでセルに入力を行い、Enterを押すと下のセルに移動してしまいます。

しかし、これだと1つのセルの中に複数行の入力を行いたい場合に困ります。

その際、ALTキーを押しながらEnterを押すと下のセルに移動せずに、セル内の1つ下の行に移動します。

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まとめ

この記事では最初に覚えるべきExcelの機能について説明しました。

大学生や社会人になると必ずと言って良いほどExcelを使う場面が訪れます。
なぜなら、Excelは実験データの集計や在庫管理などにとって、とても便利なツールだからです。

この記事が少しでもお役に立てたら幸いです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！